Няколко съвета за успешно планиране на събитие

Ако някога сте организирали събитие, знаете, че не всичко работи по план и трябва да се изправите пред различни предизвикателства. Организирането на събитие не е проста задача, а когато нямате и професионалист на своя страна става още по- трудно. Ние ще се опитаме да ви дадем няколко съвета, от позицията на нашия опит 

Определете целта и формата на събитието. 

Формулирайте целта си възможно най-конкретно. Форматът на събитието, неговата концепция, време и продължителност, разпределение на ролите в екипа, оформлението на залата, кетъринг, ентъртеймънт и тхническо обезпечаване, всичко това зависи от целта на вашето събитие. 

Отделете достатъчно време за планиране 

Планът трябва да включва логистика, съдържание и промоцията на събитието. Създайте си файл, където ще можете да вписвате задачите си и да следите за тяхното изпълнение. Подгответе списък с основните задачи и след това ги оформете възможно най-подробно под формата на конкретни стъпки, които трябва да бъдат изпълнени. Важно е да се определи сроковете в плана: времето, необходимо за изпълнение на задача. Често се подценява и подготовката върви по-бавно, отколкото сте очаквали. 

Съставете своя бюджет, като вземете предвид непредвидими ситуации 

Погледнете списъка със задачи и ги отразете във вашия бюджет. Също така си струва да помислите за резерв в случай на непредвидими ситуации. По-добре е да мислите за нещата, които могат да се объркат предварително и да сте подготвени финансово за тях. 

Всичко е в детайлите 

Ако искате да направите истинско впечатление, помислете за всичко до най-малката подробност: каква музика ще свири, имате ли интересен фото кът, как изглеждат вашите покани, има ли вегетарианци сред гостите ви… мислете за всеки персонално като се опитате да изненадате гостите си с лично отношение. Така ще създадете незабравим ефект, ще надминете очакванията им в най-обикновените неща. Точно това създава усещането за събитие. 

Извършете последна проверка 24 часа преди събитието 

Уверете се, че сте информирали гостите си как да стигнат до мястото, подготвили сте всичко необходимо от храната и напитките до музикалното съдържание или ентъртеймънта. Всичко е във списъка, който направихте в началото. • Усмихвайте се Бъдете приятелски настроени към гостите си, дори ако вече се чувствате уморени и не всичко върви по план. В края на деня това, което хората си спомнят, е как са се отнасяли с тях и атмосферата, а не това, което са вечеряли. 

Каквото и събитие да организирате, правете го с хъс и не се страхувайте от изненади и Вашето събитие ще бъде успешно!

Клиентите за нас